Entre empresarios exitosos es común escuchar: “siempre hay que esperar lo mejor pero hay que estar preparado para lo peor”. Descubra la importancia de contar con los contratos y convenios básicos en toda empresa y proteja a su empresa contra cualquier eventualidad.
Si ha asistido por un periodo considerable a “la escuela de la vida”, estará de acuerdo conmigo en que las cosas no siempre ocurren como uno las planea. Por una u otra circunstancia, las eventualidades parecen estar a la vuelta de la esquina. Esto no es distinto en el ámbito empresarial, en donde es común encontrar diferencias entre los socios, problemas con el dueño del local comercial, disputas con o entre empleados, clientes que no pagan, cheques devueltos, contratistas con mala calidad, etcétera.
En este sentido, se vuelve indispensable que toda empresa (y más aún la pequeña) cuente con los mecanismos jurídicos oportunos, que le permitan dentro del marco de la ley, defender sus intereses frente a cualquier eventualidad. Y déjeme insistir: es aún más importante para las empresas, en donde es muy común que una sola transacción desafortunada ponga en riesgo el patrimonio de la compañía así como el propio.
Es por esto que a continuación le explicamos cuales son los 7 contratos más importantes y de los que no puede prescindir, así como un machote general de cada uno de ellos, que le servirá de guía para adecuarlo a sus necesidades o giro de su empresa.
Los 7 contratos que toda empresa debe tener
En las relaciones comerciales, son invariables e innumerables los actos jurídicos que se pueden celebrar; en tal virtud, los siete contratos mínimos que toda empresa debe tener son:
1. Acta constitutiva. El contrato social es el que le da vida a la empresa y es de vital importancia saber bajo que modalidad va a constituir su empressa, dependiendo de la actividad preponderante que desarrollará, los socios que la van a conformar, etcétera, porque de acuerdo a la ley general de sociedades mercantiles, dependen entre otras cosas, el tratamiento fiscal, los derechos y obligaciones jurídicas de la empresa y sus socios.
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2. Contrato de arrendamiento. Si su compañía se establece en el inmueble de un tercero, necesitamos un contrato de arrendamiento de bien inmueble; en primer lugar, porque nos sirve de domicilio para el cumplimiento de nuestros derechos y obligaciones y en segundo lugar (y lo más importante de éste contrato), nos sirve para delimitar los derechos y obligaciones que tenemos como arrendatarios, es decir, quien tiene los derechos de posesión de un bien inmueble del cual no somos propietarios.
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3. Contrato individual de trabajo. Asimismo, es indispensable celebrar un contrato individual de trabajo que de certidumbre jurídica tanto al patrón como al trabajador, que sirve primordialmente para delimitar las condiciones laborales de los trabajadores al servicio del patrón. Contar con este contrato es de vital importancia debido a que nuestra legislación laboral, favorece a los trabajadores y en caso de suscitarse una controversia, la carga de la prueba en un juicio siempre es para el patrón, es decir, el patrón ante la Junta de Conciliación y Arbitraje tiene que demostrar que los hechos afirmados por el trabajador no son ciertos. Por ejemplo: si un trabajador reclama que su salario es de $1,000.00 diarios, corresponde al patrón probar que su salario no era del tal cantidad; u otro ejemplo más común: el trabajador puede manifestar en su demanda que ingresó a trabajar para el patrón el 2 de enero de 1990, cuando en realidad entró a laborar el 2 de enero del 2000, hecho que al patrón le corresponde probar.
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4. Contrato de compra-venta. Indudablemente para comercializar los bienes o servicios objeto de nuestra corporación, tenemos que celebrar contratos de compraventa. Este contrato sirve principalmente para delimitar las condiciones en las cuales se van a enajenar nuestros productos, ya que nuestra legislación no solamente prevé la compraventa simple (es decir en la que una persona que transmite la propiedad de una cosa a cambio de un precio cierto y en dinero), sino que la ley contempla diferentes modalidades para efectuar una compraventa: con reserva de dominio, que es la clase de compraventa en donde el vendedor se reserva la transmisión de la propiedad de la cosa vendida hasta que el comprador no satisfaga la totalidad de la contraprestación pactada; de tracto sucesivo, que es la compraventa conocida como en abonos; compra venta mixta, es aquella donde la contraprestación se cubre con la mayor parte en dinero, pero la otra parte se da en especie, etcétera. Es por esto que este contrato resulta de vital importancia toda vez que en el se pactan entre las partes la forma en la que se va a efectuar la enajenación (la venta) y así se evita que cualquiera de las partes incumpla lo estrictamente pactado en el contrato, y en caso contrario, pueda ser demandado por el incumplimiento del mismo pudiendo resultar en un pago millonario por los daños y perjuicios ocasionados a la contraparte.
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5. Contrato de comisión mercantil. En el supuesto de requerir de intermediarios es necesario un contrato de comisión mercantil. Este tipo de contrato es fundamental para las PYMES, porque nos auxilia en la comercialización de nuestros productos a través de personas calificadas o especializadas en las ventas, sin que tengamos que contratarlos como empleados y por ende, evitarnos aumentar la carga social para la empresa con pagos al IMSS, INFONAVIT, impuestos a la nómina, etcétera. De esta forma, al vendedor simplemente se le otorgara una comisión y la factura que éste entregue a la empresa por las comisiones recibidas, es deducible en el pago de Impuestos. Cabe mencionar que si usted no cuenta con este contrato y colaboran con usted vendedores en esta modalidad, pueden acarrearle graves problemas; por ejemplo, el IMSS puede argumentar que la persona es su empleado y exigirle el pago de todas las cuotas desde la contratación más las correspondientes multas, cantidades que pueden resultar altamente considerables.
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6. Contrato de prestación de servicios. Este tipo de contratos sirve principalmente para contratar servicios de profesionales a un costo menor, sin la necesidad de ingresar a las personas que los provean a nuestra nómina. Un ejemplo puede ser contratar a una persona para que limpie la oficina a través de una empresa especializada en la limpieza de oficinas o contratar a un consultor de negocios para que nos asesore un par de horas a la semana. Por el mismo motivo mencionado al final del inciso anterior y por los que menciono a continuación, es importante para toda empresa celebrar contratos de prestación de servicios y de esta forma delimitar los derechos y obligaciones de las partes: en que consistirá el servicio, con que calidad se proporcionará, en que tiempo llevara a cabo y la contraprestación que se pagará por dicho servicio.
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7. Contrato de confidencialidad. Asimismo, debido a que la tecnología, los procesos de elaboración y comercialización de bienes representan un activo sumamente importante para las empresas, e incluso en muchas ocasiones representan casi la totalidad de su patrimonio, es indispensable contar con un contrato de confidencialidad que resguarde esos procesos en el supuesto que no se cuente con la marca o patente registrada ante el IMPI. De igual forma, en el caso de contratar personal o prestadores de servicio que tengan acceso a información privilegiada de la empresa, este contrato se torna fundamental para salvaguardar la confidencialidad de esa información y para que no se ponga en riesgo los secretos del éxito de una empresa.
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Siempre puede recurrir a los profesionales
Toda negociación mercantil pequeña, mediana o grande, requiere de una oportuna y eficaz asesoría jurídica integral. Por esta razón, si usted no cuenta con un departamento jurídico dentro de su empresa, siempre puede recurrir a profesionales en el ramo, que le brinden la seguridad y solidez para asegurar un crecimiento dentro del mercado nacional e internacional tan competitivo por la globalización del comercio.
